Фулфілмент для бізнесу: склад, зберігання, комплектація та відправлення замовлень

Починаючи бізнес із продажу товарів, підприємець зазвичай зосереджується на пошуку постачальників і покупців. Але разом із продажами виникає потреба зберігати товар, комплектувати й пакувати замовлення та організовувати їх відправлення покупцям.

Особливо актуальним це питання стає для інтернет-магазинів, продавців на маркетплейсах та компаній, які імпортують товари з Китаю. Замість того щоб орендувати власний склад, наймати складський персонал, закуповувати обладнання та щодня організовувати відправлення, бізнес може передати ці процеси спеціалізованому оператору (фулфілмент-оператору).

Розберемося, що таке фулфілмент, як він працює, які послуги включає, кому підходить така модель та як поєднати її з імпортом товарів із Китаю.

Фулфілмент – це комплекс логістичних операцій, пов’язаних із виконанням замовлень покупців. Зазвичай оператор приймає товари на склад, веде їх облік, забезпечує зберігання, отримує інформацію про нові замовлення, комплектує їх, пакує та передає перевізнику.

До послуг можуть входити:

• приймання товарів
• перевірка кількості
• маркування
• складське зберігання
• облік залишків
• комплектація замовлень
• пакування
• формування транспортних документів
• передача відправлень перевізнику
• робота з поверненнями
• перепакування або додаткове комплектування.

Тобто фулфілмент – це значно більше, ніж просто оренда місця на складі. PwC у своєму дослідженні українського ринку 3PL визначає фулфілмент як комплекс операцій із приймання товару на склад, зберігання, комплектації, пакування та відправлення кінцевому споживачу.

Що таке фулфілмент простими словами

Уявімо український інтернет-магазин, який продає товари для дому, імпортовані з Китаю. Компанія замовляє партію в китайського виробника. Товар доставляється в Україну, проходить митне оформлення, після чого його потрібно десь зберігати.

Якщо магазин працює самостійно, власнику потрібно:

1. знайти склад
2. організувати приймання товару
3. розмістити продукцію
4. вести облік залишків
5. отримувати замовлення
6. знаходити потрібний товар
7. комплектувати посилки
8. пакувати їх
9. створювати відправлення
10. передавати посилки перевізникам
11. приймати повернення.

Коли замовлень небагато, така система ще може працювати. Але якщо магазин отримує десятки або сотні замовлень щодня, складська логістика перетворюється на окремий напрям бізнесу.

Саме тут з’являється фулфілмент. Компанія передає товар оператору, а той виконує погоджені складські операції. Бізнес при цьому може більше концентруватися на закупівлях, маркетингу, продажах та роботі з клієнтами.

Як працює фулфілмент

Загальна схема роботи виглядає так:

Етап	Що відбувається
Приймання	Товар надходить на склад
Перевірка	Звіряються кількість, артикули та стан продукції
Маркування	За потреби наносяться штрихкоди або інші позначення
Розміщення	Продукція розподіляється по складських місцях
Зберігання	Оператор веде облік товарних залишків
Отримання замовлення	Інформація надходить із сайту, CRM або маркетплейсу
Комплектація	Працівник складу збирає потрібні позиції
Пакування	Замовлення готується до перевезення
Відправлення	Посилка передається службі доставки
Повернення	Оператор може приймати й обробляти повернені товари

Таким чином, товар фізично перебуває на складі оператора, а продавець керує продажами та контролює залишки через систему обліку.

Приймання товару на склад

Фулфілмент починається з правильного приймання товару. Коли партія прибуває на склад, важливо правильно ідентифікувати продукцію.

Оператор може перевіряти:

• кількість місць
• кількість одиниць
• артикули
• штрихкоди
• видимий стан упаковки
• відповідність супровідним документам.

Для товарів із Китаю цей етап особливо важливий. В одній поставці можуть бути десятки або сотні артикулів, кольорів, розмірів та комплектацій. Якщо постачальник неправильно промаркував коробки або змішав модифікації, помилка може перейти далі у складський облік і замовлення покупців.

Тому вимоги до маркування та пакування бажано погоджувати з китайським виробником ще до відвантаження партії.

Зберігання товарів на фулфілмент-складі

Після приймання продукція розміщується на складі. Залежно від характеристик товару це може бути:

• палетне зберігання
• поличне зберігання
• коміркове зберігання
• зберігання великогабаритних товарів
• спеціальні зони для окремих категорій продукції.

Головне завдання — забезпечити контроль залишків та можливість швидко знайти потрібну позицію.

Якщо на сайті покупець бачить товар «у наявності», а фактично його немає на складі, магазин може отримати скасоване замовлення та незадоволеного клієнта. Тому при виборі фулфілменту варто звертати увагу не лише на ціну зберігання, а й на систему складського обліку та порядок проведення інвентаризацій.

Комплектація замовлень

Комплектація – це процес відбору зі складу товарів, які входять до конкретного замовлення. Наприклад, покупець замовив:

• дві чашки
• один органайзер
• набір кухонного приладдя.

Склад повинен знайти саме ці товари, перевірити їх кількість і передати на пакування. Помилка під час комплектації може означати, що покупець отримає неправильний товар, інший розмір, неповну комплектацію або зайву одиницю продукції. Для бізнесу це додаткові витрати на повернення, повторне відправлення та комунікацію з клієнтом.

Пакування та відправлення замовлень

Після комплектації замовлення потрібно правильно запакувати. Тип упаковки залежить від товару. Це можуть бути:

• картонні коробки
• пакети
• конверти
• захисні матеріали
• пломби
• брендована упаковка.

За домовленістю оператор може також додавати до посилки інструкції, гарантійні документи, рекламні матеріали, подарунки або брендовані вкладення.

Після пакування замовлення передається службі доставки.

Як фулфілмент працює з інтернет-магазином

Щоб фулфілмент працював швидко, важливий обмін інформацією між магазином і складом. Коли клієнт оформлює замовлення, оператор повинен отримати дані про:

1. товар
2. кількість
3. отримувача
4. спосіб доставки
5. спосіб оплати
6. додаткові вимоги до пакування.

Для цього можуть використовуватися інтеграції із сайтом, CRM-системою, маркетплейсами або іншими сервісами. Чим менше інформації потрібно переносити вручну, тим простіше масштабувати кількість замовлень та зменшувати ризик помилок.

Фулфілмент та імпорт товарів з Китаю

Для бізнесу, який закуповує продукцію в Китаї, фулфілмент є частиною більшого логістичного ланцюга:

Постачальник → закупівля → документи → міжнародна доставка → митне оформлення → фулфілмент-склад → продаж → комплектація → покупець.

Фулфілмент не замінює міжнародну доставку та митне оформлення. Він вирішує іншу частину завдання, що відбувається з товаром після його ввезення в Україну.

Про організацію перевезення можна детальніше дізнатися на сторінці доставка з Китаю в Україну, а питання митного оформлення варто планувати ще до прибуття вантажу. Укр-Китай Коммуникейшин також надає послуги митного брокера для імпортних операцій.

Для імпортера правильне планування фулфілменту може скоротити кількість зайвих переміщень товару.

Замість схеми:

митниця → власний склад → перепакування → інший склад → покупець

можна заздалегідь спланувати передачу товару після митного оформлення безпосередньо на склад, із якого вже виконуватимуться замовлення.

Практичний кейс: як підготувати товар з Китаю до фулфілменту

Розглянемо типову ситуацію.

Український інтернет-магазин замовляє в китайського виробника партію з 10 000 одиниць товару, яка складається з десяти різних артикулів. Після доставки та митного оформлення в Україні продукцію планують одразу передати на фулфілмент-склад.

Якщо не врахувати вимоги складу заздалегідь, після прибуття може виявитися, що різні артикули змішані в коробках, частина товарів не має потрібного маркування, а фактичний вміст транспортної тари складно швидко звірити з пакувальним листом.

У такому випадку вже в Україні доведеться організовувати:

• сортування
• додаткове маркування
• перевірку артикулів
• перепакування
• повторний облік.

Для бізнесу це означає додаткові витрати та час до моменту, коли товар буде готовий до продажу.

Іншу схему можна підготувати ще до відвантаження з Китаю.

Виробнику можна заздалегідь передати вимоги фулфілмент-оператора та погодити:

• окреме маркування кожного артикулу
• необхідні штрихкоди
• кількість одиниць у коробці
• розподіл артикулів по коробках
• маркування зовнішньої тари
• правильний пакувальний лист
• вимоги до індивідуального пакування.

Тоді після доставки та митного оформлення партія буде значно краще підготовлена до приймання на складі.

Для імпортера висновок простий: фулфілмент варто планувати ще до відвантаження товару з Китаю, а не після його прибуття в Україну.

Що варто погодити з постачальником у Китаї

Якщо товар планується передавати на фулфілмент, вимоги складу бажано врахувати ще під час виробництва. З постачальником варто погодити:

• маркування товару
• штрихкоди
• артикули
• кількість одиниць у коробці
• маркування транспортної тари
• пакувальний лист
• розподіл товарів за коробками
• індивідуальне пакування
• захист крихкої продукції.

Також важливо заздалегідь підготувати документи для імпорту. Наприклад, у відповідних випадках може знадобитися митна декларація країни відправлення. Детальніше про це можна прочитати в матеріалі «Експортна декларація: що це та для чого потрібна».

Фулфілмент чи власний склад

Однозначної відповіді, яка модель краща, немає.

Власний склад	Фулфілмент
Високий рівень прямого контролю	Операційні процеси делегуються
Потрібна оренда або власне приміщення	Використовується інфраструктура оператора
Потрібен складський персонал	Персоналом управляє оператор
Потрібно організовувати облік	Облік є частиною процесу
Постійні витрати можуть бути вищими	Частина витрат залежить від обсягу
Масштабування потребує ресурсів	Потужності можна збільшувати в межах оператора

На старті бізнес може комфортно працювати з невеликого складу.

Але зі зростанням кількості замовлень команда часто починає витрачати дедалі більше часу не на продажі, а на коробки, залишки та відправлення.

Коли бізнесу варто переходити на фулфілмент

Фулфілмент може бути особливо актуальним, якщо:

• команда не встигає комплектувати замовлення
• збільшується кількість помилок
• власного складу вже недостатньо
• значна частина часу йде на пакування
• продажі мають сезонні піки
• потрібно швидко збільшити кількість відправлень
• власник хоче більше часу приділяти продажам.

Рішення варто приймати на основі економічного розрахунку.

Кому підходить фулфілмент

Найчастіше послуга цікава:

• інтернет-магазинам
• продавцям на маркетплейсах
• брендам
• дистриб’юторам
• імпортерам
• продавцям через соціальні мережі
• компаніям із сезонними піками.

Особливо корисною модель може бути для бізнесу, у якого кількість замовлень різко змінюється.

Які товари підходять для фулфілменту

Найпростіше працювати зі стандартними товарами, які:

• легко ідентифікувати
• мають зрозумілі артикули
• не потребують спеціального температурного режиму
• легко зберігати та пакувати.

Для продуктів харчування, косметики, небезпечних вантажів, великогабаритної або температурно чутливої продукції можуть діяти додаткові вимоги.

Сім переваг фулфілменту для бізнесу

Не потрібно створювати склад з нуля

Бізнес використовує вже готову складську інфраструктуру оператора.

Менше операційної роботи

Частину щоденних складських завдань можна передати зовнішній команді.

Простіше масштабувати продажі

Зростання кількості замовлень не завжди потребує створення власного великого складу.

Професійна комплектація

Налагоджений процес допомагає зменшувати кількість помилок.

Контроль залишків

Система обліку дозволяє бачити рух товару та планувати нові закупівлі.

Швидша обробка замовлень

Налагоджений склад може швидше передавати замовлення перевізникам.

Можна зосередитися на продажах

Бізнес витрачає менше часу на фізичну обробку товару і більше — на розвиток.

Скільки коштує фулфілмент

Єдиної ціни на фулфілмент в Україні немає. Вартість залежить від:

• кількості товарів
• об’єму та ваги
• кількості артикулів
• об’єму зберігання
• кількості замовлень
• складності комплектації
• типу упаковки
• маркування
• повернень
• додаткових операцій.

PwC також зазначає, що вартість 3PL-послуг в Україні залежить від типу товару, обсягу операцій, географії, рівня автоматизації та додаткових сервісів. Тому пряме порівняння лише одного тарифу може не показувати реальну загальну вартість.

Порівнювати операторів краще за повною вартістю обробки конкретної моделі замовлення.

Як обрати фулфілмент-оператора

Перед передачею товару варто з’ясувати:

• де розташований склад
• як організоване приймання
• як ведеться облік
• як проводиться інвентаризація
• які інтеграції доступні
• коли відправляються замовлення
• як обробляються повернення
• хто відповідає за пошкодження або втрату
• які є обмеження за товарними категоріями
• які додаткові операції оплачуються окремо.

Корисно також попросити оператора показати повний шлях тестового замовлення від появи заявки в системі до передачі перевізнику.

Фулфілмент та повернення товарів

До початку співпраці потрібно погодити:

• хто приймає повернення
• як перевіряється стан товару
• хто фіксує пошкодження
• коли товар повертається в доступний залишок
• що відбувається з пошкодженою продукцією
• скільки коштує обробка повернення.

Без зрозумілого процесу повернення можуть створити плутанину у складських залишках.

Типові помилки при переході на фулфілмент

Серед найпоширеніших:

• вибір оператора лише за найнижчою ціною
• відсутність погодженого маркування
• неправильні артикули
• слабка інтеграція із системою продажів
• непрописані правила повернень
• невраховані додаткові платежі
• відсутність підготовки товару ще на стороні виробника.

Для імпортера останній пункт особливо важливий: коли партія вже прибула в Україну, виправляти заводське маркування або перепаковувати тисячі одиниць значно складніше.

Імпорт з Китаю та підготовка товарів до фулфілменту з Укр-Китай Коммуникейшин

Фулфілмент працює ефективніше, коли товар правильно підготовлений ще до прибуття на склад.

Для імпортера з Китаю це означає, що маркування, упаковку, кількість товару в коробках, артикули та супровідні документи бажано погодити з постачальником ще до відвантаження.

Укр-Китай Коммуникейшин допомагає бізнесу організовувати імпорт товарів із Китаю в Україну — від підготовки поставки та міжнародної доставки до митного оформлення. Компанія також надає послуги митного брокера та супроводжує клієнтів на етапах імпорту.

Якщо після ввезення продукція має бути передана на фулфілмент-склад, цей етап можна врахувати ще під час планування логістики.

Наші фахівці допомагають вибудувати послідовний ланцюг:

постачальник у Китаї → підготовка документів → міжнародна доставка → митне оформлення → передача товару на склад.

Такий підхід допомагає заздалегідь врахувати вимоги до маркування, пакування та структури партії й зменшити кількість зайвих операцій після прибуття вантажу в Україну.

 Отож, Фулфілмент дозволяє бізнесу передати оператору значну частину складської роботи: приймання товару, зберігання, комплектацію, пакування та підготовку замовлень до відправлення.

Для компаній, які імпортують товари з Китаю, особливо важливо поєднати фулфілмент із правильно спланованою міжнародною логістикою. Маркування, упаковку та структуру партії бажано погоджувати ще до відвантаження з фабрики.

Тоді весь ланцюг — Китай → доставка → митне оформлення → склад → покупець — стає зрозумілішим і керованішим.

Плануєте поставку товарів з Китаю в Україну? Зверніться до Укр-Китай Коммуникейшин — допоможемо організувати доставку, підготувати документи та митне оформлення з урахуванням подальшого зберігання й продажу товару.

Часті запитання про фулфілмент