Пакінг лист: що це, навіщо потрібен і як скласти
Пакінг лист (від англ. Packing List) — це супровідний документ, який детально описує вміст відправлення: найменування товарів, їх кількість, вагу, габарити та спосіб пакування. Його також називають пакувальним листом або упаковочним листом. Це не фінансовий документ (на відміну від інвойсу), а логістичний. Він не містить вартості товару.
Основні функції пакувального листа
Пакувальний лист виконує кілька важливих функцій, які забезпечують прозорість, контроль і ефективність на кожному етапі доставки. Без цього документа складно забезпечити контроль над вантажем під час транспортування. Його основні функції включають:
- підтвердження кількості одиниць упаковки
- опис вмісту кожної коробки чи палети
- забезпечення правильного завантаження, розвантаження та транспортування
- використання як додатковий документ при вирішенні спірних питань з боку митниці чи покупця.
Для чого потрібен пакінг лист
Пакінг лист важливий для всіх учасників логістичного ланцюга:
- Експортер/імпортер за його допомогою перевіряє комплектацію товару перед відвантаженням.
- Митниця використовує пакінг для ідентифікації товарів при перевірці. Тому він може бути запитаний митними органами.
- Перевізнику пакувальний лист полегшує облік місць вантажу, особливо в мультимодальних перевезеннях.
- Складським працівникам спрощує приймання та перевірку вантажу при надходженні.
Яка інформація має бути вказана в пакінг листі
Хоча затвердженої форми пакінг листа наразі не існує і в законодавстві України не передбачено вимог щодо його заповнення, він зазвичай містить такі дані:
Обов’язкові поля:
- Дата складання пакінг листа
- Дані відправника та одержувача (найменування, реквізити)
- Номер інвойсу, до якого він додається
- Опис кожного товару: найменування, артикул (якщо є), кількість, упаковка / вид пакування.
- Вага брутто кожного місця
- Вага нетто кожного місця
- Кількість пакувальних одиниць
- Загальна вага брутто
- Загальна вага нетто
- Загальна кількість місць
Рекомендовані поля:
- Номер пакінг листа (зручно для внутрішнього обліку)
- Габарити кожної упаковки
- Об’єм вантажу (по кожному місцю або загальний)
- Додаткові одиниці виміру (наприклад: м², м³, пари, набори)
- Вага брутто кожного найменування (якщо в одному місці декілька найменувань)
- Вага нетто кожного найменування
- Інші дані для визначення вагових/кількісних характеристик (наприклад: кількість піддонів, тип тари, маркування)
Додаткові поля:
- Реквізити транспортного засобу, яким здійснюється перевезення (марка, номер тощо).
- Адреса завантаження вантажу.
- Печатка/підпис, засвідчити автентичність пакінг листа. У деяких країнах або компаніях без печатки/підпису документ не визнається дійсним.
Внизу обов’язково вказуються загальні показники по всіх місцях.
Приклади пакувального листа
Поради для початківців:
- Пакінг лист з інвойсом — це різні документи і їх мета різна.
- Оформлюйте пакінг лист англійською мовою, якщо вантаж йде за кордон.
- Використовуйте нумерацію упаковок (наприклад, «Box 1 of 10») для зручності перевірки.
- Зберігайте копії пакінг листів. Вони можуть знадобитися при претензіях або аудиті.
Пакінг лист — це основний інструмент контролю за комплектацією і переміщенням вантажу. Його грамотне складання спрощує логістичні процеси, допомагає уникнути помилок і підвищує довіру з боку партнерів та митних органів. Якщо ви тільки починаєте займатися міжнародною доставкою, то не варто ігнорувати цей документ.