Як читати комерційний інвойс від постачальника

Комерційний інвойс (Commercial Invoice) — це рахунок-фактура, документ, що підтверджує домовленість між продавцем і покупцем щодо продажу товару або послуг. У міжнародній торгівлі він є ключовим документом для митного оформлення, розрахунків, обліку та вирішення спірних ситуацій. Успішна зовнішньоекономічна операція починається саме з правильного розуміння інвойсу.

Яку інформацію має містити інвойс (рахунок-фактура)

Перш ніж погоджуватись на умови угоди або здійснювати оплату, важливо переконатись, що інвойс містить усі ключові реквізити. Нижче наведені обов’язкові дані, без яких інвойс може бути визнаний недійсним або неповним:

• Номер і дата інвойсу
• Дані продавця та покупця (юридичні назви, адреси, контактна інформація)
• Опис товару або послуг (назва, модель, специфікація, артикул за наявності)
• Кількість і одиниці виміру
• Ціна за одиницю та загальна сума
• Валюта платежу
• Умови постачання Incoterms
• Умови оплати

Також рекомендовано, щоб документ містив наступні дані, що не є обов’язковими, але значно спрощують логістику, митне оформлення та подальші взаєморозрахунки:

• Спосіб доставки (авіа, морем, авто, залізниця тощо)
• Країна призначення
• Контактна особа постачальника та покупця
• Номер контракту (якщо є)
• Підпис і печатка (особливо для деяких митних органів)
• Додаткові примітки або інструкції (наприклад, про упаковку, маркування, сертифікати тощо)

На що звертати увагу в інвойсі, щоб уникнути помилок

Перш ніж погоджуватись на оплату, варто впевнитися, що інвойс складено без критичних помилок. Ось на що звертають увагу досвідчені логісти.

1. Умови поставки (Incoterms)

Інкотермс в інвойсі — це не просто абревіатури. DAP, EXW, FOB чи DDP означають, хто несе ризики, витрати та відповідальність на кожному етапі транспортування. Неправильно обраний термін може призвести до непередбачуваних витрат.

Приклад: якщо ви домовились на DAP (Delivered at Place), але продавець виставив EXW (Ex Works), то вам доведеться організовувати вивіз з фабрики самостійно, включно з розмитненням у Китаї.

2. Кількість, одиниці виміру, назви товарів

Найчастіша помилка: невідповідність опису товару або кількості. Звертайте увагу на точність формулювань: замість “shoes” краще вказати “men’s leather shoes, model XY-22, size 42, black”. Це полегшить і митне оформлення, і вирішення спорів у разі розбіжностей.

3. Ціна та валюта

Інколи в інвойсі вказується валюта, яка не обговорювалась (наприклад, CNY замість USD). Це може ускладнити оплату. Також перевіряйте, чи враховано всі додаткові витрати: пакування, сертифікація, логістика.

4. Умови оплати

Має бути чітко прописано, чи передбачається часткова передоплата, повна оплата наперед або розрахунок після поставки. Уточніть, чи вказані строки (наприклад, Net 30 – умова оплати, яка означає, що рахунок має бути повністю оплачений протягом 30 днів після дати виставлення), і чи є штрафи за прострочення.

5. Відповідність з іншими документами

Інвойс має збігатися з пакувальним листом, сертифікатами, контрактом. Будь-які відмінності це привід для додаткових перевірок митницею або затримки вантажу.

6. Дані сторін

Юридичні назви компаній, ІПН або ЄДРПОУ та адреси мають бути вказані без жодних помилок. Бували випадки, коли через одну літеру в назві компанія не могла розмитнити вантаж.

7. Підпис і печатка (за потреби)

У деяких країнах інвойс без підпису і печатки вважається недійсним. Перевірте вимоги вашої митниці, особливо якщо це перша угода з новим постачальником.

Поради для безпечної та ефективної угоди

• Зберігайте листування з постачальником, особливо погодження умов і змін у замовленні.
• Попросіть чернетку інвойсу перед остаточним виставленням, щоб перевірити всі деталі.
• Уважно перевіряйте кількість товарів та їх опис у всіх документах, щоб уникнути розбіжностей.
• Перевіряйте умови поставки (Incoterms) і впевніться, що вони відповідають вашим домовленостям, щоб уникнути додаткових витрат.
• Звіряйте інвойс з іншими документами (пакувальним листом, сертифікатами, контрактом) на предмет відповідності.
• Уважно перевіряйте юридичні дані сторін (назви компаній, адреси, ІПН) на коректність, щоб уникнути проблем з митницею.
• Якщо ви не впевнені у надійності постачальника, перевірте інформацію про нього в Google або на спеціалізованих платформах, як-от Alibaba чи ImportYeti. Це допоможе дізнатися, чи працюють з ним інші покупці, чи є відгуки, і чи немає скарг на шахрайство. Або довірте цю задачу досвідченим логістам.

Якщо ви хочете уникнути зайвих витрат, затримок на митниці та помилок у документах, звертайтесь до Укр-Китай Коммуникейшин. Ми перевіримо інвойс, проконсультуємо щодо умов постачання й забезпечимо доставку вантажу з Китаю, Європи та інших країн.